FAQ zu Rechnungen

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Bestellungen. Wenn Sie mit mehr als einem Coupa-Kunden verbunden sind, wählen Sie ihre Namen aus dem Dropdown-Menü Kunden auswählen aus. Wählen Sie in der angezeigten Bestelltabelle die Bestellung aus, die Sie in Rechnung stellen möchten, und klicken Sie dann auf die gelben Münzen, um eine Rechnung zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Coupa Supplier Portal.Coupa Supplier Portal">

Wenn Sie keine Bestellung haben und Ihr Kunde Ihnen die Berechtigung erteilt hat, Rechnungen ohne Sicherungsdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Klicken Sie über der Tabelle Rechnungen auf die Schaltfläche Leere Rechnung erstellen.  

Wenn Sie keine Bestellung haben und Ihr Kunde Ihnen die Berechtigung erteilt hat, Rechnungen mit einem Sicherungsdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Klicken Sie über der Tabelle Rechnungen auf die Schaltfläche Rechnung anhand von Vertrag erstellen. 

Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung erstellen oder bearbeiten.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Wie erstelle ich eine Rechnung, die nicht durch eine Bestellung gedeckt ist?

Um eine Rechnung ohne Bestellbezug zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Wenn Sie mit mehr als einem Coupa-Kunden verbunden sind, wählen Sie ihre Namen aus dem Dropdown-Menü Kunden auswählen aus. Klicken Sie über der Tabelle Rechnungen auf die Schaltfläche Leere Rechnung erstellen.Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung erstellen oder bearbeiten.Eine Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Wie übermittle ich eine Rechnung?

Ihr Konto muss für die Verarbeitung von Rechnungen über die Coupa-Instanz Ihres Kunden konfiguriert sein. Kontaktieren Sie ihn, um eine Rechnungsstellungsmethode einzurichten.

Welche Optionen stehen mir zur Verfügung, um Rechnungen an meine Kunden zu übermitteln?

Sie sollten mit Ihrem Kunden darüber sprechen, welche der folgenden Methoden er verwenden möchte:

• Das CSP, bei dem Sie sich anmelden, um eine Bestellung manuell umzuwandeln, um eine Rechnung zu erstellen.

• Lieferantenbenachrichtigungen (SAN), bei denen Sie auf eine E-Mail reagieren, ohne sich beim CSP anzumelden.

• cXML, bei dem Sie den Prozess des Versendens einer Rechnungsdatei im Standard-cXML-Format von Coupa automatisieren können.

• API, bei der Sie den Prozess des Versendens einer Rechnungsdatei mithilfe der API von Coupa automatisieren können.

• Excel-Tabelle, per E-Mail von Ihrem Kunden, die Sie ausfüllen und zurücksenden.

Kann ich eine Rechnungsnummer wiederverwenden, nachdem sie von meinem Kunden gelöscht wurde?

Ja, wenn ein Kunde eine Rechnungsnummer gelöscht hat, können Sie sie erneut verwenden.

Kann ich PDF-Rechnungen übermitteln, die mit meinem System erstellt wurden, anstatt die Online-Rechnungsstellung zu verwenden?

Ja, das ist möglich. Sie können Ihre PDF-Rechnungen folgendermaßen hochladen:

• Melden Sie sich beim CSP an, um eine Rechnung zu erstellen und die PDF anzuhängen. Sie müssen dafür nicht mit Ihrem Kunden Kontakt aufnehmen und es dauert nur einen Moment.
• Senden Sie die PDF-Datei per E-Mail direkt an Ihren Kunden. Dies ist ideal für Rechnungen ohne Bestellung. Möglicherweise muss Ihr Kunde jedoch die PDF-Rechnungsinformationen manuell in Coupa eingeben, was zu einer Zahlungsverzögerung führen kann. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Kunden, ob diese Option für ihn funktioniert. Er muss eine bestimmte E-Mail-Adresse einrichten, an die Sie die PDF-Datei senden können.

Warum kann ich keine cXML-Rechnungen versenden?

Überprüfen Sie, ob Sie die unterstützten Protokolle verwenden: TLS 1.1 oder TLS 1.2. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an supplier@coupa.com.mailto:supplier@coupa.com">

Wie erfahre ich, ob eine Rechnung registriert wurde?

Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Suchen Sie für den gewünschten Kunden nach Rechnungen, die noch als Entwürfe aufgeführt sind. Sie müssen bearbeitet und dann übermittelt werden. Wenn die Rechnung nicht vorhanden ist, ist sie nicht im System.

Wie füge ich einer Rechnung Versandkosten hinzu?

Sie können Versandkosten unten auf der Rechnung oder auf Positionsebene hinzufügen. Fragen Sie Ihren Kunden, welche Methode er bevorzugt.

Muss ich Buchhaltungsinformationen in cXML-Rechnungen angeben?

Rechnungen für eine Bestellung benötigen keine Buchhaltungsinformationen, da diese Informationen Teil der Anforderung sind und auf die Bestellung übertragen werden. Wenn eine Rechnung auf eine Bestellpositionsnummer verweist, übernimmt Coupa die mit der Position verknüpften Buchhaltungsinformationen und fügt sie der Rechnung hinzu.

Wie kann ich eine bereits abgerechnete Rechnung gutschreiben oder stornieren?

Geben Sie zum Erstellen einer Gutschrift eine negative Menge ein.Weitere Informationen finden Sie unter Gutschrift erstellen.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Sobald eine Rechnung übermittelt wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung erstellen oder bearbeiten.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Wie kann ich eine Teilforderung auf einer Rechnung geltend machen?

Sie können eine einzelne Bestellung mehrmals in Rechnung stellen. Klicken Sie einfach auf das Goldmünzensymbol und geben Sie den Betrag ein, der auf der Rechnung erscheinen soll.

Warum kann ich eine Rechnung nicht bearbeiten, stornieren oder löschen?

Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Dies gewährleistet die Integrität der Rechnungsverarbeitung. Sie haben jedoch weiterhin verschiedene Optionen:

1. Bitten Sie Ihren Kunden, die bestehende Rechnung abzulehnen oder für ungültig zu erklären. Anschließend können Sie eine neue erstellen.

   Hinweis

   Wenn Ihr Kunde eine konforme Rechnungsstellung verwendet, kann er Rechnungen nur ablehnen, aber nicht stornieren.

2. Erstellen Sie eine neue Gutschrift, die dem Kunden den ursprünglichen Wert gutschreibt, und erstellen Sie dann eine neue Rechnung.

Fragen Sie Ihren Kunden, welche Methode er bevorzugt.

Was bedeutet der Status „Toleranz halten“ auf einer Rechnung?

Dies bedeutet, dass Ihr Rechnungsbetrag von der Bestellung um einen höheren Betrag abweicht, als Ihr Kunde ohne manuelle Genehmigung zulässt. Wenn eine Rechnung seit einiger Zeit gesperrt wurde, bitten Sie Ihren Kunden, sie zu überprüfen.

Was mache ich, wenn eine Rechnung abgelehnt wurde?

Erstellen Sie einfach eine neue Rechnung, um die abgelehnte Rechnung zu ersetzen.

Was muss ich tun, nachdem eine Rechnung genehmigt wurde?

Nichts. Die Rechnung befindet sich in der Warteschlange Ihres Kunden und Sie werden basierend auf den Zahlungsbedingungen bezahlt, die Sie mit Ihrem Kunden festgelegt haben.

Was ist, wenn ich eine Rechnung habe, die nicht bezahlt wurde?

Bei Fragen zu Zahlungsinformationen wenden Sie sich direkt an Ihren Kunden. Einige Zahlungsdetails befinden sich möglicherweise auf dem Rechnungsdokument in Coupa, aber nicht alle Kunden aktualisieren diese Informationen. Außerdem können Sie in Ihren Benachrichtigungseinstellungen festlegen, dass Sie Zahlungsbenachrichtigungen per E-Mail oder SMS erhalten möchten.

Muss ich eine Bestellung im CSP sehen, bevor ich meinem Kunden eine Rechnung stellen kann?

Dies hängt davon ab, wie Ihr Kunde Sie eingerichtet hat. Kontaktieren Sie ihn und fragen Sie, wie Sie konfiguriert sind und ob Sie Rechnungen ohne Bestellbezug senden können.

Was bewirkt die Schaltfläche „Export nach“?

Sie können die Zeilen in eine CSV-Datei oder ein Excel-Dokument exportieren oder einen Bulk-Export für rechtsgültige Rechnungen in eine komprimierte Datei (.zip) durchführen.

Standardmäßig können Sie maximal 200.000 Zeilen exportieren. Wenn Sie versuchen, eine größere Tabelle zu exportieren, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die besagt, dass nur 200.000 Zeilen exportiert werden.

Wenn Sie eine Tabelle mit weniger als 500 Zeilen exportieren, wird die Datei sofort auf Ihren Computer heruntergeladen. Wenn eine Tabelle mehr als 500 Zeilen hat, erhalten Sie die exportierte Datei gezippt in einer E-Mail.

Wie erstelle ich eine Gutschrift?

Melden Sie sich beim CSP an und klicken Sie im Hauptmenü auf die RegisterkarteBestellungen. Wählen Sie die Bestellung aus, für die Sie eine Gutschrift erstellen möchten, und wählen Sie die roten Münzen aus. Sie erstellen eine negative Rechnung mit einer negativen Menge oder einem negativen Betrag. Weitere Informationen finden Sie unter Coupa Supplier Portal.Coupa Supplier Portal">

Wenn Sie keine Bestellung haben und Ihr Kunde Ihnen die Berechtigung erteilt hat, Rechnungen ohne Sicherungsdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Klicken Sie über der Tabelle Rechnungen auf die Schaltfläche Leere Rechnung erstellen.  

Wenn Sie keine Bestellung haben und Ihr Kunde Ihnen die Berechtigung erteilt hat, Rechnungen mit einem Sicherungsdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Klicken Sie über der Tabelle Rechnungen auf die Schaltfläche Rechnung anhand von Vertrag erstellen. 

Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung erstellen oder bearbeiten.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Warum erhalte ich die Fehlermeldung „USt-ID-Format falsch“?

Für britische oder australische Lieferanten/Rechnungen müssen Sie vor der Umsatzsteuernummer GB oder ABN hinzufügen. Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Administrator, um unter Einrichtung einer juristischen Person eine juristische Person mit der richtigen USt-ID hinzuzufügen.

Was muss ich tun, wenn die Fehlermeldung „Bitte markierte Fehler beheben“ angezeigt wird?

Beim Kunden stimmt etwas nicht. Bitten Sie Ihren Kunden, seine Coupa-Instanz zu prüfen und nachzusehen, ob es ein benutzerdefiniertes Mandatsfeld gibt, das nicht auf Ihrer Seite angezeigt werden kann, oder ob das Rechnungskonto aktiv ist. Ihr Kunde kann ein Ticket beim Coupa-Support öffnen, wenn er das Problem nicht lösen kann.

Welche Dateitypen kann ich an eine Rechnung anhängen?

Um Rechnungen Bild-Scans beizufügen, müssen diese Anhänge einem der folgenden Typen entsprechen: PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF oder PDF. 

Ein Anhang kann bis zu 100 MB groß sein. Aus Leistungsgründen sollten Sie jedoch die Größe des Anhangs auf 16 MB beschränken.

Wie lange können rechtsgültige Rechnungen heruntergeladen werden?

Rechnungen im CSP können heruntergeladen werden, solange Sie über das CSP mit dem entsprechenden Kunden verbunden sind. Sie können auch einen internen Prozess zum Herunterladen und Speichern dieser Rechnungen in einem separaten elektronischen Archiv Ihrer Wahl entwickeln.

Was bedeutet „Wareneingang offen“?
Dieser Status zeigt an, dass der Kunde gerade die Waren/Dienstleistungen in seinem System erhält. Sobald der Kunde den Empfang quittiert, wird die Rechnung mit diesem abgeglichen.