Eine Rechnung erstellen oder bearbeiten

Wählen Sie in der Dropdown-Liste in der oberen rechten Ecke auf der Seite Rechnungen den Kunden aus, für den Sie eine Rechnung oder Gutschrift erstellen oder bearbeiten möchten.

Klicken Sie für folgende Aktionen auf die entsprechende Schaltfläche über der Rechnungstabelle:

• Rechnung anhand von Bestellung erstellen

• Rechnung anhand von Vertrag erstellen

• Leere Rechnung erstellen

• Gutschrift erstellen

Das Info-Symbol mit der QuickInfo neben der Kopfzeile Rechnungen erstellen weist Sie darauf hin, was zu tun ist, wenn Sie eine Rechnung nicht wie erwartet erstellen können. Wenden Sie sich an Ihren Kunden, um beispielsweise weitere Rechnungsoptionen für Sie zu aktivieren.

Rechnung anhand von Bestellung erstellen

1. Gehen Sie zur Seite Bestellungen oder klicken Sie auf der Seite Rechnungen oberhalb der Tabelle auf die Schaltfläche Rechnung anhand von Bestellung erstellen, um zur Seite Bestellungen zu gelangen.

2. Führen Sie auf der Seite Bestellungen eine der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie auf das Symbol Rechnungerstellen () für die Bestellung in derSpalte Aktionender TabelleBestellungen .

     Abhängig von den Einstellungen Ihres Kunden kann der QuickInfo-Text des Symbols auch Bestellung akzeptieren und Rechnung erstellen lauten.

   • Klicken Sie auf den Link Bestellnummer, um die Bestellung zu öffnen und klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen.

     

3. Fügen Sie neue Rechnungsdetails hinzu oder wählen Sie vorhandene aus, d. h. Rechnungsabsender-, Zahlungsempfänger- und/oder Versenderadresse hinzufügen oder auswählen.

   Wenn Sie eine juristische Person auswählen, werden im Popup die Rechnungsabsenderadressen angezeigt, die für die juristische Person verfügbar sind, sowie Informationen darüber, wie Ihre mit der juristischen Person verbundenen Kunden Sie bezahlen können, z. B. „Dieser Kunde kann Sie per Bankkonto oder Kreditkarte bezahlen“.

   Bei mehreren Zahlungsarten, können Sie für die unterschiedlichen Zahlungsarten womöglich mehrere Zahlungsempfänger- und Versenderadressen sehen. Um eine neue Zahlungsart zu akzeptieren, müssen Sie möglicherweise eine neue Art von Zahlungsempfänger hinzufügen.

   

   Wenn Sie keine juristische Person haben, müssen Sie eine hinzufügen, indem Sie auf den LinkNeuhinzufügen oder auf das Symbol Hinzufügen/Plus () klicken. Sie werden durch die Erstellung Ihrer juristischen Person geführt. Weitere Informationen finden Sie unter Juristische Personen einrichten.Juristische Personen einrichten">

   Die ausgewählte oder neu erstellte juristische Person wird Ihrer Rechnung hinzugefügt.

4. Füllen Sie auf der Seite Rechnung erstellen mindestens die Pflichtfelder Ihrer Rechnung aus (markiert mit einem roten Sternchen). Einige Felder sind bereits automatisch mit Informationen aus der Bestellung gefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung bearbeiten.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Rechnung anhand von Vertrag erstellen

1. Klicken Sie auf der Seite Rechnungen über der Rechnungstabelle auf die Schaltfläche Rechnung anhand von Vertrag erstellen und wählen Sie den entsprechenden Vertrags aus der Dropdown-Liste aus.

   

2. Erstellen Sie eine neue Adresse des Rechnungsabsenders oder wählen Sie eine bestehende aus. Siehe Schritt 3 unter Rechnung anhand von Bestellung erstellen.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

3. Füllen Sie auf der Seite Rechnung erstellen mindestens die Pflichtfelder Ihrer Rechnung aus (markiert mit einem roten Sternchen). Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung bearbeiten.Eine Rechnung erstellen oder bearbeiten">

4. Im Abschnitt " Positionen " können Sie auf " Position hinzufügen" klicken, um eine leere Position hinzuzufügen, oder "Positionen aus Vertrag auswählen", um Positionen aus einem Vertrag auszuwählen.

   1. Wenn Sie "Zeilen aus Vertrag auswählen" auswählen, wählen Sie die Zeilen aus, die Sie auf der Seite "Zeilen aus Vertrag auswählen" hinzufügen möchten, und klicken Sie auf " Fertig stellen".
      

5. Sobald Sie die Bearbeitung der Rechnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Übermitteln.

Leere Rechnung erstellen

1. Klicken Sie auf der Seite Rechnungen über der Rechnungstabelle auf die Schaltfläche Leere Rechnung erstellen.

2. Erstellen Sie eine neue Adresse des Rechnungsabsenders oder wählen Sie eine bestehende aus. Siehe Schritt 3 unter Rechnung anhand von Bestellung erstellen.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

3. Füllen Sie auf der Seite Rechnung erstellen mindestens die Pflichtfelder Ihrer Rechnung aus (markiert mit einem roten Sternchen). Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung bearbeiten.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Gutschrift erstellen

Sie können für folgende Zwecke eine Gutschrift ausstellen:

• Einen Streit bezüglich einer Rechnung lösen, eine Rechnung korrigieren oder eine doppelte Rechnung stornieren. Weitere Informationen finden Sie unter Angefochtene Rechnungen.Rechnungen anzeigen und verwalten"> 

• Verschiedene Gutschriften eintragen, z. B. Rückgabe/Stornierung von Waren, Preisanpassungen, Rabatte und Rückerstattungen.

So erstellen Sie eine Gutschrift: 

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gutschrift erstellen über der Tabelle Rechnungen auf der Seite Rechnungen oder klicken Sie auf der SeiteBestellungen für die Bestellung in der Spalte " Aktionen" der Tabelle " Bestellungen " auf das Symbol Gutschrift (erstellen) (²) erstellen .

2. Wählen Sie im erscheinenden Popup Gutschrift den Grund für Ihre Gutschrift aus.

   

   • Eine Anfechtung beilegen

     Wenn sich die Gutschrift auf ein Problem mit einer Rechnung oder versendeten Waren bezieht, aktivieren Sie das Optionsfeld Problem für Rechnungsnummer beheben und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Rechnungsnummer aus. Klicken Sie auf Weiter, um auszuwählen, wie Sie das Problem beheben möchten.

     

     Sie können eine Gutschrift ausstellen, um die Rechnung zu stornieren und optional zu korrigieren bzw. anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter Angefochtene Rechnungen.Rechnungen anzeigen und verwalten">

     Hinweis

     Nur die Menge oder der Preis kann mit Teilgutschriften reduziert werden.

   • Eine Gutschrift eintragen

     Wählen Sie Sonstiges aus und klicken Sie auf Weiter. Wenn ein Vertrag verfügbar ist, können Sie ihn auch aus der Dropdown-Liste auswählen.

     

Erstellen Sie die Gutschrift ähnlich wie beim Erstellen einer Rechnung.Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung bearbeiten.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Wenn Sie die Rechnung vollständig stornieren, können Sie die folgenden Felder bearbeiten: Nummer der Gutschrift, Datum der Gutschrift, Hinweis vom Lieferant und Rabattbetrag. Sie können auch Anhänge (Datei, URL oder Text) und einen Bild-Scan hinzufügen und Bestellzeilen, UNSPSC und Beschreibungen für die Steuerbegründung ändern. Die anderen Felder sind bereits ausgefüllt und können nicht bearbeitet werden, sodass alle Informationen von der Originalrechnung übernommen werden.

Wenn Sie die Rechnung anpassen, können Sie auch den Preis oder die Menge bearbeiten. Steuern auf Positionsebene werden von der Rechnung übernommen und anteilig auf der Grundlage des Guthabens angegeben.

Wenn Sie Sonstiges ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert eine neue Adresse des Rechnungsabsenders zu erstellen oder eine vorhandene auszuwählen, bevor Sie die Rechnung bearbeiten. Siehe Schritt 3 unter Rechnung anhand von Bestellung erstellen.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

Eine Rechnung bearbeiten

Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder Ihrer Rechnung aus (markiert mit einem roten Sternchen).

Wenn Sie eine Gutschrift oder eine Rechnung mit Bestellbezug erstellen oder bearbeiten, werden einige Felder automatisch mit Informationen aus der Originalrechnung oder der Bestellung ausgefüllt.

Abhängig von den Einstellungen Ihres Kunden müssen Sie möglicherweise die Bestellung akzeptieren und für die entsprechende Rechnung können die folgenden Einschränkungen gelten:

• Währung – Kann nicht von Bestellwährung geändert werden.

• Maßeinheit – Kann nicht von Maßeinheit der Bestellposition geändert werden.

• Preis – Kann nicht von Einzelpreis der Bestellposition geändert werden.

• Menge – Kann von 0 in verbleibende Menge der Bestellposition geändert werden.

• Betrag – Kann von 0 in den verbleibenden Betrag der Bestellposition geändert werden.

Diese Einschränkungen gelten nicht für Gutschriften.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um einen Rechnungsentwurf zu bearbeiten:

• Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten () für die Rechnung in der TabelleRechnungen.

• Klicken Sie auf den Link Rechnungs-Nr., um die Rechnung zu öffnen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus (markiert mit einem roten Sternchen).Sie können eine Rechnungsabsender-, eine Zahlungsempfänger- und/oder eine Versenderadresse erstellen oder sie auswählen, indem Sie auf das entsprechende Suchsymbol (Lupe) im Abschnitt Von klicken. Sie werden durch die Erstellung Ihrer juristischen Person geführt. Weitere Informationen finden Sie unter Juristische Personen einrichten.Juristische Personen einrichten">

Sie können mit Bild-Scan auch Dateien an eine Rechnung anhängen. Ein Anhang kann bis zu 100 MB groß sein. Aus Leistungsgründen sollten Sie jedoch die Größe des Anhangs auf 16 MB beschränken.Bildanhänge für Rechnungen müssen einem der folgenden Typen entsprechen: PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF oder PDF.

Im Abschnitt Zwischensumme können Sie Werte eingeben und Steuersätze für Versand, Bearbeitung und verschiedene Kosten auswählen.

Die anwendbaren Steuersätze werden durch den Steuercode auf der Rechnung bestimmt. Der Steuersatz ist ein staatlich regulierter Satz, der als Teil des Verkaufs an die Steuerbehörden zu zahlen ist und als Prozentsatz angegeben wird. Er gilt für alle Waren, die in einem bestimmten geografischen Gebiet verkauft werden.

Wenn Sie auf Berechnen klicken, erhalten Sie den Bruttogesamtbetrag unter Berücksichtigung der Steuerwerte.

Sie können Rechnungspositionen zu Ihrer Rechnung hinzufügen, indem Sie auf den Link Zeile hinzufügen oder dasdaneben angezeigte Symbol Hinzufügen () klicken, sofern Ihr Coupa-Kunde seinen Lieferanten erlaubt, Positionen hinzuzufügen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Positionsebenen-Besteuerung aktivieren, können Sie Steuerinformationen für jede Rechnungsposition eingeben.

Wenn Sie eine Rechnung aus einer Bestellung erstellen und Ihr Kunde Ihnen erlaubt, Positionen aus Bestellungen auszuwählen (wodurch Sie auf mehrere Bestellungen auf einer Rechnung verweisen können) und Bestellreferenzen auf Rechnungspositionen zu aktualisieren/korrigieren, können Sie Bestellpositionen löschen und Bestellpositionen aus Rechnungen auswählen, indem Sie auf das Lupensymbol Bestellposition(en)auswählen() klicken. Im erscheinenden Popup Bestellposition(en) auswählen können Sie die Bestellposition wählen, die Sie Ihrer Rechnungsposition zuordnen möchten.

Sie können auch Bestellpositionen aus anderen offenen Bestellungen hinzufügen, indem Sie auf den Link Positionen aus Bestellung auswählen oder das daneben befindliche SymbolHinzufügen () klicken. Klicken Sie im erscheinenden Popup Zeilen auswählen, die hinzugefügt werden sollen auf das SymbolHinzufügen () in der Spalte Aktionen für die Bestellposition, die Sie hinzufügen möchten.

Rechnungen im Zusammenhang mit digitalen Schecks und Überweisungen werden mit den folgenden Zahlungsinformationen ausgefüllt: Rechnung bezahlt oder nicht, Zahlungsdatum und -nummer, bezahlter Betrag und Zahlungshinweise. Weitere Informationen finden Sie unter Digitale Schecks anzeigen und herunterladen.Digitale Schecks anzeigen und herunterladen">

Übermitteln Sie die Rechnung oder speichern Sie sie als Entwurf, um sie später zu übermitteln. Sie können auch Kommentare für Ihren Kunden hinzufügen.

Wenn Sie versuchen, eine Rechnung zu übermitteln, die nicht den Anforderungen Ihres Kunden entspricht, erhalten Sie abhängig von den Einstellungen Ihres Kunden möglicherweise den folgenden Warnhinweis: „Diese Rechnung enthält die folgende(n) Warnung(en):“, gefolgt von Details zur Korrektur.

Bevor Sie die Rechnung übermitteln, können Sie sie stornieren oder löschen. Sie können nur Rechnungen im Status „Entwurf“ löschen.

Rechnungsanhänge

Wenn Sie ein Dokument an eine Rechnung anhängen, stellen Sie sicher, dass das Dokument relevant und für die Transaktion geeignet ist. Wenn Sie ein Dokument fälschlicherweise angehängt haben und die Rechnung an Ihren Kunden auf der Coupa-Plattform übermittelt wurde, wenden Sie sich an Ihren Kunden und beantragen Sie, dass die Datei in Ihrem Namen entfernt wird.