Schritt 3: Einstellungen Firmenkreditkarte konfigurieren

Sobald Ihr Firmenkreditkarten-Feed von Ihrem Coupa-Implementierungsmanager oder TAM eingerichtet wurde, sollten Sie die Einstellungen für Firmenkreditkarten konfigurieren.

Schritt 1: Allgemeine Einstellungen Firmenkreditkarte konfigurieren

1. Melden Sie sich als Administrator bei Coupa an und wählen Sie Einstellungen > Spesen-Tools > Spesenkarten-Einstellungen.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schreibgeschützt für Felder, die Benutzer NICHT für Unternehmenskartenzeilen ändern können sollen. Diese Felder in regulären Ausgabenpositionen können weiterhin bearbeitet werden. Konfigurieren Sie als Best Practice den Betrag, die Währung und das Datum als schreibgeschützt. Ihr Unternehmenskartenanbieter ist die Quelle der Wahrheit für diese Daten und Benutzer sollten nicht in der Lage sein, sie zu bearbeiten. Diese Einstellungen sind global über alle Unternehmenskartenintegrationen hinweg. 

Schritt 2: Firmenkarten-Erinnerungsbenachrichtigungen konfigurieren

1. Wählen Sie „Konfiguration“ > „Ausgaben-Tools“ > „Ausgabenkarteneinstellungen“ > „Unternehmenskarteneinstellungen“ > „Enddaten des Rechnungszyklus“.
2. Geben Sie das Enddatum für Unternehmenskarten-Abrechnungszyklus für jede Integration an. Dies ist nicht das Zahlungsdatum für Ihren Abrechnungszyklus, sondern der letzte Tag, an dem Transaktionen monatlich in einem Abrechnungszyklus gezählt werden. 
3. Speichern Sie den Vorgang.
4. Geben Sie den Erinnerungszeitraum für alle Integrationen unter Benachrichtigungserinnerungen an. Dies ist die Anzahl der Tage (1 - 31) nach dem letzten Zyklustransaktionstag, die Endnutzer ihre Spesenabrechnungen für Unternehmenskarten ausfüllen und einreichen müssen. 
5. Geben Sie an, ob dem Manager des Endbenutzers (dem nächsten Genehmiger im Benutzerdatensatz des Einreichers) eine Benachrichtigung für überfällige Spesenabrechnungen für Unternehmenskarten gesendet werden soll.
6. Speichern Sie den Vorgang. Nach der Konfiguration wird für jeden nicht eingereichten Corporate Card Report, der überfällig ist, eine tägliche Erinnerungsbenachrichtigung an einen Benutzer gesendet. 
7. Firmenkarten-Erinnerungsbenachrichtigungen werden per Firmenkarten-Integration konfiguriert.

Schritt 3: Account-Einstellungen konfigurieren

Die vom Anbieter an Coupa gelieferte Datei ist nur eine Liste von Kreditkartentransaktionen. Jede Transaktion enthält bestimmte Informationen, z. B. die Kontonummer und die Mitarbeiter-ID.  Wir müssen diese Nummer einem bestimmten Benutzer innerhalb von Coupa zuordnen. Benutzer können einer oder mehreren Karten über mehrere Unternehmenskartenintegrationen zugeordnet werden. 

1. Wählen Sie „Konfiguration“ > „Ausgaben-Tools“ > „Ausgabenkarteneinstellungen“ > „Benutzer“ > „Benutzerzuordnungen“.
   
2. Um die Zuordnung nach einzelnen Benutzern zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen und erstellen Sie die Zuordnung gemäß den folgenden Richtlinien:

   Methode	Beschreibung
   Firmenkreditkarten-Integrationsnamen	Wählen Sie die Corporate Card Integration aus, der der Benutzer zugeordnet ist.
   Kontoart	Wählen Sie im Dropdown-Menü Kontotyp die Option Mitarbeiter-ID als Typ aus. Hinweis: Bei Massenbeladung sollte dieses Feld EMPLOYEE_ID sein Wenn der Unternehmenskartenanbieter keine Mitarbeiter-ID angeben kann, arbeiten Sie bitte mit Ihrem PS-Implementierungsmanager zusammen, um die Kontoeinrichtung zu verwenden, die für den jeweiligen Kartenanbieter konfiguriert werden muss (AMEX, MCC, VISA). Wenn diese Option ausgewählt ist, muss das Projektteam sicherstellen, dass der Klartextschwenk nicht in den Transaktionsdateien enthalten ist. Um dies zu erreichen, müssen alle Kreditkartenkontonummern in der Datei maskiert sein oder müssen Nicht-Kartenkontonummern sein. Wir empfehlen, die Kontonummer bis zu den letzten 4 Ziffern zu maskieren. Mit nur 4 Ziffern kann es jedoch leicht sein, innerhalb einer großen Mitarbeiterbasis zu duplizieren. Für diese größeren Kunden empfehlen wir in der Regel die ersten 6 und die letzten 4 Ziffern.
   Kontonummer	Geben Sie die Mitarbeiter-ID genau so ein, wie sie in der Datei angezeigt wird. Sie sollten dies in großen Mengen laden.
   Benutzer	Entsprechender Coupa-Benutzer. Dieses Feld wird automatisch vervollständigt, indem es aus der vorhandenen Coupa-Benutzerliste mit dem Namen oder der E-Mail-Adresse des Benutzers abgerufen wird.
   Erstattungsart	Unternehmensrechnung für Unternehmenskonten; Individuelle Rechnung für persönliche Konten.

3. Informationen zum Hochladen von Benutzerinformationen in großen Mengen finden Sie unter Verwalten von Coupa-Tabellen für Details zu Massen-Uploads. 

Schritt 4: Kategorieeinstellungen konfigurieren

Wie bei der Benutzerzuordnung hat jede Transaktion in der Datei einen entsprechenden Kategoriecode. Die Standardkategorie funktioniert auf die gleiche Weise wie der Standardbenutzer. Einige Kunden möchten dieses Feld jedoch leer lassen, sodass die Benutzer gezwungen sind, ihre Ausgaben oder eine andere Kategorie zu kategorisieren.

Unternehmenskartentransaktionen können basierend auf ihrem MCC- oder SIC-Code automatisch einer Ausgabenkategorie zugewiesen WERDEN. Nun können diese Zuordnungen für jede Firmenkreditkarten-Integration unterschiedlich konfiguriert werden. Dies ist besonders leistungsstark für Kunden, die Kartenprogramme basierend auf dem Ausgabetyp haben und Kategorien verwenden können, um verschiedene GL-Codes für Endnutzer zu verwenden. 

1.  Wählen Sie „Konfiguration“ > „Ausgaben-Tools“ > „Ausgabenkarteneinstellungen“ > „Kategorien“ > „Kategorienzuordnungen“.
   
2. Um die Zuordnung nach einzelnen Kategorien zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen und erstellen Sie die Karte gemäß den folgenden Richtlinien:

   Methode	Beschreibung
   Firmenkreditkarten-Integrationsnamen	Wählen Sie die Firmenkarten-Integration, der die Kategorie zugeordnet ist.
   Branchencodetyp	Die Anbieter müssen unter diesen Codes einreichen, so dass sie nicht immer sehr gut sind. Der Kunde sollte seine eigenen Codes zum Hochladen haben.
   Branchencode	SIC – Amex Flugkosten – 4512 Unterkunft – 7011 Mietwagen – 7514	MCC - MasterCard & Visa 3000-3299 Fluggesellschaften 3351-3441 Autovermietung 3501-3790 Hotels, Motels, Gasthäuser und Resorts
   Name	Die entsprechende Ausgabenkategorie in Coupa.

   Hinweis

   Coupa ordnet den MCC-Wert dem ersten numerischen Wert des möglichen Bereichs zu (z. B. wird ein MCC-Wert von 3420 in der Quelldatei als 3351 geparst).

3. Informationen zum Hochladen von Benutzerinformationen in großen Mengen finden Sie unter Verwalten von Coupa-Tabellen für Details zu Massen-Uploads.

Schritt 5: Erweiterte Einstellungen konfigurieren

Erweiterte Einstellungen bieten grundsätzlich Möglichkeiten, die Ausgaben für Unternehmenskreditkarten und die Transaktionen, die Sie ignorieren möchten, zu gruppieren. Zum Beispiel sind Sie möglicherweise nicht daran interessiert, dass Kreditanpassungen in Visa Corporate Card-Transaktionen angezeigt werden.  

1. Wählen Sie aus, ob G gruppieren Sie die Ausgaben über die Firmenkarte nach Rechnungsdatum.
2. Wählen Sie „Konfiguration“ > „Ausgaben-Tools“ > „Ausgabenkarteneinstellungen“ > „Erweitert“ > „Transaktionsart-Filterzuordnungen“.​
3. Um die Zuordnung durch einen einzelnen Filter zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen.

Informationen zum Hochladen von Filterinformationen in großen Mengen finden Sie unter Verwalten von Coupa-Tabellen für Details zu Massen-Uploads.