Rückstellungen von Coupa an SAP

Rückstellungen

Dieser Artikel bietet Referenzpunkte für Kunden, die täglich GL-Abgrenzungsbuchungen verwalten und Transaktionsinformationen austauschen müssen, um diese Buchungen im Rahmen der täglichen Abgrenzungspraktiken zu automatisieren. In einem solchen Anwendungsfall wären die ausgehenden Dateifeeds von Coupa die Belege zum Erstellen von Abgrenzungen und Rechnungen zum Erstellen von Stornierungen.  Der Kunde müsste den Prozess in seiner Middleware besitzen und entwickeln, um diese Transaktionen in entsprechende periodengerechte Anpassungen umzuwandeln.  Weitere Informationen zu Beleg- und Rechnungsobjekten finden Sie im SAP Integration Playbook.  Für Kunden, die monatlich Abgrenzungen durchführen, ist ein Abgrenzungsberichtsexport von Coupa ein geeigneterer Ansatz.  Sie finden den Bericht in Ihrer Instanz unter Setup-Reporting

 

1. Wenn der Artikel/die Dienstleistung empfangen wird, gibt der Benutzer eine Quittung in Coupa ein

2. Die Integration der ausgehenden Belege erfolgt im regulären geplanten Rhythmus. In dieser Zeit finden zwei automatische Journaleinträge in SAP statt:

 

 

a. Lastschrift: GuV in Abhängigkeit der Bestelldaten von Soll- und Kostenstelle

b. Gutschrift: Bilanz - Generierung einer Rückstellung für nicht fakturierte Wareneingänge (GRNI)

c. Beispiel:

 

                                              

 

3. Die Rechnung wird dann verarbeitet und in einem regelmäßig geplanten Rhythmus an SAP gesendet.  Während der Zeit der Zahlung finden zwei automatische Journaleinträge in SAP statt:

 

a. Lastschrift: Bilanz - GRNI-Rückstellung - Angabe der Bestellnummer

b. Gutschrift: Lieferantenkonto - es wird dann gemäß den Zahlungsbedingungen bezahlt

c. Beispiel:

 

 

                                            

 

4. Dies führt dazu, dass der verbleibende Betrag in der Bilanz verbleibt, bis er in Rechnung gestellt und belastet wird

 

a. Beispiel:

 

5. Bestellnummer kann als gemeinsamer Referenzwert zwischen Rechnung und Belegen verwendet werden (Bestellung wird nicht als eigenständiges Objekt an SAP gesendet)

6. Wenn eine Rechnung mit einem höheren Preis als dem Bestellbetrag eingeht, werden die Gebühren wie folgt über die Middleware des Kunden verteilt:

a. Der Bestellbetrag wird in die Bilanz gebucht - Abschluss des Abgrenzungsbetrags

b. Der Rechnungsbetrag abzüglich des Bestellbetrags (zusätzlicher Rechnungsbetrag) wird in die P&L gebucht, in der die ursprüngliche Bestellung codiert wurde

7. Die Gebührenverteilung müsste in der Integrationsschicht über die Middleware-Logik des Kunden automatisiert werden.

 

Die in SAP dokumentierten Abgrenzungen können periodisch gegen den bereitgestellten und aus Coupa exportierbaren Abgrenzungsbericht abgeglichen werden.