Points d'intégration Oracle à Coupa

Fournisseurs

La plupart des clients conservent les données de base des fournisseurs dans leur ERP ou dans une forme quelconque de hub de données des fournisseurs. Il s'agit d'un objet complexe avec une variété d'entités enfants, telles que la classification des entreprises, les contacts avec les fournisseurs, les sites des fournisseurs (sites d'achat et de paiement), les informations bancaires, la conformité OFAC, etc. Bien que tous ces éléments soient essentiels à une gestion efficace des fournisseurs, pour les demandes en libre-service et l'exécution des bons de commande, Coupa capture environ 15 attributs clés des enregistrements des fournisseurs.

Les attributs clés requis pour l'objet Fournisseur se concentrent sur le statut du fournisseur, le niveau de correspondance (2 voies, 3 voies ou 4 voies), la méthode de communication du bon de commande (cXML, e-mail, etc.), le statut de retenue et quelques autres, tels que les conditions de paiement, les conditions d'expédition, etc. qui sont principalement utilisés pour les défauts dans Coupa. C'est par conception, pour simplifier la capture de données au sein de Coupa et donc se concentrer sur les attributs clés qui sont nécessaires pour des processus efficaces d'approvisionnement en libre-service et de créditeurs via Coupa.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API

Sites fournisseur (Achat & Paiement)

Oracle prend en charge le concept d'un site fournisseur et d'un site d'achat et de paiement lié à un site fournisseur. Les sites d'achat et de paiement peuvent être liés à des unités opérationnelles spécifiques au sein d'Oracle. Cette fonctionnalité, dans Oracle, permet aux clients d'avoir des conditions de paiement, des méthodes de transmission de BC, etc. différentes pour chaque site d'achat.

De nombreuses entreprises choisissent d'avoir un mappage individuel dans Coupa, entre les sites d'achat et de paiement au sein d'Oracle. Cela garantit la simplicité de l'intégration.

Sites de paiement

Les sites de paiement (sites de remise) d'un fournisseur donné dans Coupa correspondent aux sites du fournisseur (qui sont principalement des sites de paiement) au sein d'Oracle pour un fournisseur donné et sont utilisés dans le processus de facturation.

Bien que de nombreuses informations soient généralement capturées sur les sites de paiement au sein d'Oracle, du point de vue de Coupa, nous simplifions les données requises afin que l'équipe AP puisse sélectionner le bon site de paiement au moment de la création de la facture. Les informations nécessaires au traitement de la facture et au décaissement du paiement continueront d'exister dans Oracle.

L'intégration prévoit l'ajout/les modifications au site de remise. Les sites de remise dans Coupa sont également conçus pour permettre la capture de toute information personnalisée ajoutée aux attributs de base.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API

Sites d'achat

Chaque site d'achat doit être modélisé comme un enregistrement de site fournisseur dans Coupa. L'intégration qui extrait les données d'Oracle doit parcourir les différents sites d'achat et créer des enregistrements pour chaque combinaison fournisseur/site d'achat. Le nom du fournisseur dans Coupa doit être créé dans cet esprit, de sorte que l'utilisateur final, lors de la recherche d'un fournisseur, puisse entrer son UO ou un code postal ou d'autres informations pertinentes pour distinguer les combinaisons fournisseur/site d'achat.

Sur le dossier du fournisseur dans Coupa, nous avons un numéro de champ où nous stockons l'identifiant du fournisseur Oracle et fournissons le code du site avec l'identifiant du site d'achat Oracle. 

L'expérience utilisateur est améliorée grâce à cette approche, car les informations pertinentes leur sont facilement accessibles au moment de la recherche du fournisseur. Pour référence, regardez la capture d'écran suivante.

Tous les éléments de catalogue ou formulaires Web devront être liés à chaque fournisseur dans Coupa. Généralement, les fournisseurs qui ont plusieurs sites d'achat ont des informations de catalogue limitées et sont des fournisseurs qui fournissent des services. Un fournisseur qui prend en charge les articles de catalogue ou les punchouts, aura des sites d'achat centraux à travers le fournisseur, par conséquent dans Coupa, il aura un seul enregistrement.

Utilisateurs/Employés (d'Oracle HR)

En général, la source de données pour l'enregistrement de l'utilisateur dans Coupa provient de diverses sources au sein d'Oracle, principalement les tables FND (pour les informations de connexion de l'utilisateur, les responsabilités, la sécurité, etc.) et les tables RH (en fonction de votre installation partagée ou complète des RH). Ceci est principalement utilisé pour capturer les affectations des utilisateurs, leur statut d'affectation valide actuel et leur niveau de bande possible qui sera utilisé pour attribuer des limites d'approbation appropriées (hiérarchie des employés/superviseurs, etc.).

Compte tenu de l'étendue de l'activité des utilisateurs au sein de Coupa, nous disposons d'un modèle simplifié de gestion des utilisateurs au sein de Coupa. Les considérations suivantes pourraient avoir un impact considérable sur vos efforts d'intégration pour l'objet Utilisateur :

• Limites d'approbation : pour vous assurer que vos utilisateurs reflètent correctement les limites d'approbation par rapport à Oracle.
• Changements organisationnels importants : bien qu'ils ne soient pas courants, ils doivent être pris en compte pour votre conception d'intégration et éventuellement pour la portée en fonction de l'analyse coûts/avantages.
• Sécurité du contenu : dans Coupa, vous pouvez contrôler l'accès au contenu du catalogue et, en fonction de vos besoins commerciaux, séparer le contenu du catalogue entre différents groupes commerciaux ou unités opérationnelles.
• Accès et sécurité du code de compte GL : si l'utilisation de vos codes de compte est conçue de manière à fournir les contrôles nécessaires concernant la capacité des différents utilisateurs à facturer différents comptes, il est possible de concevoir la sécurité du compte de facturation dans l'intégration des utilisateurs.
• Si vous mettez en œuvre le SAML ou d'autres mécanismes d'authentification externes, il sera également nécessaire de traiter les attributs clés nécessaires sur le dossier de l'utilisateur pour faciliter l'authentification unique transparente.
• Si vous standardisez un rôle Coupa spécifique à attribuer à tous les nouveaux employés, lorsque vos utilisateurs passent d'une unité commerciale à une autre dans Oracle, vous devrez généralement tenir compte des changements potentiels de rôle et de la sécurité du contenu ainsi que de ce changement.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API

Données comptables

Dans Coupa, vous avez les options suivantes pour la comptabilité :

Modèle de comptabilité statique : Nous avons adopté l'approche consistant à capturer les combinaisons de codes valides en tant que chaînes de compte. Ce modèle, bien qu'il aide à simplifier la gestion des comptes GL dans Coupa, a la possibilité d'augmenter considérablement le nombre de comptes possibles (même en millions) sur la base de toutes les combinaisons de codes valides possibles

Modèle de comptabilité dynamique : Ce modèle permet de capturer uniquement les valeurs des segments, les règles de validation des combinaisons de codes, les insertions dynamiques, etc.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API

Projets et tâches

Il y a quelques considérations de conception pour l'intégration des projets Oracle et Coupa. En général, du point de vue de l'approvisionnement, l'exigence est de refléter avec précision les coûts engagés. Ceci est résolu en capturant les informations du projet et de la tâche sur les bons de commande et les bons de commande et en interfaçant ces informations avec les projets Oracle.

Dans le cadre de la conception de Coupa, nous exposerons les champs Projet et Tâche pour que les utilisateurs finaux sélectionnent les valeurs appropriées. Une fois les demandes approuvées et le bon de commande créé, nous transmettrons en cascade les informations de projet/tâche de la demande au bon de commande, puis, lorsque nous interfaçons le bon de commande avec Oracle, nous transférerons les informations de projet et de tâche soit dans les fichiers plats, soit dans les champs pertinents des tables Oracle PO Open Interface. Étant donné que tous les reçus créés pour le bon de commande dans Coupa reporteront les informations sur le projet/la tâche, nous transférerons également les informations sur le projet/la tâche tout en interfaçant les reçus de Coupa à Oracle.

Une autre considération de conception consiste à modéliser les projets et les tâches dans votre structure d'ACO.

Dans Coupa, l'objectif sera de permettre aux utilisateurs finaux de capturer les informations requises sur les projets/tâches et de les interfacer avec Oracle. Au sein d'Oracle, il y a des appels d'Oracle Purchasing à Projects pour garder les données synchronisées.

• Les projets et les tâches seront modélisés à l'aide des objets de recherche dans Coupa. Vous pouvez choisir de ne fournir que les combinaisons projet/tâche valides à Coupa et de les conserver comme une seule recherche ou d'imiter la relation dans Oracle et de les modéliser comme différents objets dans Coupa.
• De la même manière que les projets et les tâches sont référencés sur l'objet Demande et BC dans Oracle, Coupa adoptera la même approche et laissera les informations détaillées sur les projets et les tâches continuer à exister dans Oracle.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API

Paiements des factures

Une fois les factures payées dans Oracle, les clients voient les avantages suivants de l'intégration des informations de paiement d'Oracle à Coupa :

• Votre équipe des comptes fournisseurs et les autres utilisateurs professionnels (qui ont accès aux factures) peuvent facilement voir les informations de paiement sur les factures. Cela permettra un traitement rapide de toutes les demandes des fournisseurs.
• Les fournisseurs peuvent également obtenir ces informations via le CSN pour leurs factures, évitant ainsi d'avoir à passer des appels à votre équipe de fournisseurs ou à vos utilisateurs professionnels, ce qui rend vos fournisseurs et votre entreprise plus productifs.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API