Oracle-zu-Coupa-Integrationspunkte

Lieferanten

Die meisten Kunden pflegen Lieferantenstammdaten in ihrem ERP oder einer Form von Supplier Data Hub. Es handelt sich um ein komplexes Objekt mit einer Vielzahl von untergeordneten Einheiten, wie z. B. Geschäftsklassifizierung, Lieferantenkontakte, Lieferantenstandorte (Einkaufs- und Zahlungsstandorte), Bankinformationen, OFAC-Compliance usw. Während all dies für ein effektives Lieferantenmanagement, für die Selbstbedienungsanforderung und die Auftragsausführung von entscheidender Bedeutung ist, erfasst Coupa etwa 15 Schlüsselattribute der Lieferantenaufzeichnungen.

Die für das Lieferantenobjekt erforderlichen Schlüsselattribute konzentrieren sich auf den Lieferantenstatus, die Matching-Ebene (2-Wege, 3-Wege oder 4-Wege), die PO-Kommunikationsmethode (cXML, E-Mail usw.), den Haltestatus und einige andere, wie z. B. Zahlungsbedingungen, Versandbedingungen usw., die hauptsächlich für den Ausfall innerhalb von Coupa verwendet werden. Dies ist beabsichtigt, um die Datenerfassung innerhalb von Coupa zu vereinfachen und sich daher auf die Schlüsselattribute zu konzentrieren, die für effektive Self-Service-Beschaffungs- und Kreditorenprozesse durch Coupa erforderlich sind.

Integrationsoptionen

• Coupa-Standard-Flachdateien
• Coupa-API

Lieferantenstandorte (Einkauf & Bezahlung)

Oracle unterstützt das Konzept eines Lieferantenstandortes und sowohl eines Einkaufs- als auch eines Zahlungsstandortes, der an einen Lieferantenstandort gebunden ist. Sowohl die Einkaufswebsites als auch die Bezahlwebsites können an bestimmte Betriebseinheiten innerhalb von Oracle gebunden sein. Diese Funktionalität in Oracle ermöglicht es den Kunden, für jede Einkaufsstelle unterschiedliche Zahlungsbedingungen, Bestellübertragungsmethoden usw. zu haben.

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein One-to-One-Mapping in Coupa zwischen den Einkaufs- und Pay-Sites innerhalb von Oracle. Dies sorgt für Einfachheit bei der Integration.

Bezahl-Sites

Die Pay-to-Sites (REMIT-to-Sites) für einen bestimmten Lieferanten in Coupa bilden die Lieferantenstandorte (bei denen es sich in erster Linie um Pay-Sites handelt) innerhalb von Oracle für einen bestimmten Lieferanten ab und werden im Rechnungsstellungsprozess verwendet.

Obwohl es viele Informationen gibt, die im Allgemeinen auf den Bezahlseiten innerhalb von Oracle erfasst werden, vereinfachen wir aus Coupa-Sicht die erforderlichen Daten, damit das AP-Team zum Zeitpunkt der Erstellung der Rechnung die richtige Bezahlseite auswählen kann. Die Informationen, die für die Bearbeitung der Rechnung und die Zahlungsauszahlung erforderlich sind, bleiben in Oracle bestehen.

Die Integration sieht das Hinzufügen/Bearbeiten zur Remit-to-Site vor. Die Überweisungswebsites in Coupa sind auch so konzipiert, dass sie die Erfassung von benutzerdefinierten Informationen ermöglichen, die den grundlegenden Attributen hinzugefügt werden.

Integrationsoptionen

• Coupa-Standard-Flachdateien
• Coupa-API

Einkaufsstandorte

Jeder Einkaufsstandort sollte als Lieferantenstandortdatensatz in Coupa modelliert werden. Die Integration, die die Daten aus Oracle zieht, sollte durch die verschiedenen Einkaufsstandorte iterieren und Datensätze für jede Lieferanten-/Einkaufsstandortkombination erstellen. Der Name des Lieferanten in Coupa sollte in diesem Sinne erstellt werden, sodass der Endbenutzer bei der Suche nach einem Lieferanten seine Organisationseinheit oder eine Postleitzahl oder andere relevante Informationen eingeben kann, um zwischen den Kombinationen Lieferant/Einkaufsstandort zu unterscheiden.

Auf dem Lieferantendatensatz in Coupa haben wir ein Feld Nummer, in dem wir die Oracle-Lieferantenkennung speichern und den Standortcode mit der Oracle-Einkaufsstandortkennung liefern würden. 

Mit diesem Ansatz wird die Benutzererfahrung verbessert, da ihnen die relevanten Informationen zum Zeitpunkt der Suche nach dem Lieferanten jederzeit zur Verfügung stehen. Als Referenz sehen Sie sich den folgenden Screenshot an.

Alle Katalogartikel oder Webformulare müssen an jeden Lieferanten in Coupa gebunden werden. In der Regel haben Lieferanten mit mehreren Einkaufsstandorten nur begrenzte Kataloginformationen und sind Lieferanten, die Dienstleistungen erbringen. Ein Lieferant, der Katalogartikel oder Punchouts unterstützt, verfügt über zentrale Einkaufsstandorte im gesamten Lieferanten, daher verfügt er in Coupa über einen einzigen Datensatz.

Benutzer/Mitarbeiter (von Oracle HR)

Im Allgemeinen stammt die Datenquelle für den Benutzerdatensatz in Coupa aus einer Vielzahl von Quellen innerhalb von Oracle, hauptsächlich aus den FND-Tabellen (für Benutzeranmeldeinformationen, Verantwortlichkeiten, Sicherheit usw.) und HR-Tabellen (abhängig von Ihrer gemeinsamen oder vollständigen Installation von HR). Dies dient in erster Linie dazu, die Benutzerzuweisungen, ihren aktuell gültigen Zuweisungsstatus und ihre mögliche Bandebene zu erfassen, die zur Zuweisung entsprechender Genehmigungslimits (Mitarbeiter-/Vorgesetztenhierarchie usw.) verwendet werden.

Angesichts des Umfangs der Benutzeraktivität innerhalb von Coupa haben wir ein vereinfachtes Modell für die Benutzerverwaltung innerhalb von Coupa. Die folgenden Überlegungen könnten sich dramatisch auf Ihre Integrationsbemühungen für das Benutzerobjekt auswirken:

• Genehmigungslimits: um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer die Genehmigungslimits im Vergleich zu Oracle genau widerspiegeln.
• Große organisatorische Änderungen: Diese sind zwar nicht üblich, sollten jedoch für Ihr Integrationsdesign und möglicherweise auf der Grundlage einer Kosten-Nutzen-Analyse berücksichtigt werden.
• Inhaltssicherheit: In Coupa können Sie den Zugriff auf den Kataloginhalt steuern und basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen den Kataloginhalt über verschiedene Geschäftsgruppen oder Betriebseinheiten hinweg trennen.
• Zugriff auf den GL-Kontocode und Sicherheit: Wenn die Verwendung Ihrer Kontocodes so gestaltet ist, dass die erforderlichen Kontrollen für die Möglichkeit verschiedener Benutzer, Gebühren an verschiedene Konten zu zahlen, bereitgestellt werden, besteht die Möglichkeit, die Sicherheit des Abrechnungskontos in die Benutzerintegration zu integrieren.
• Wenn Sie SAML oder andere externe Authentifizierungsmechanismen implementieren, müssen auch die erforderlichen Schlüsselattribute im Benutzerdatensatz adressiert werden, um eine nahtlose einmalige Anmeldung zu ermöglichen.
• Wenn Sie eine bestimmte Coupa-Rolle standardisieren, die allen neuen Mitarbeitern zugewiesen werden soll, wenn Ihre Benutzer innerhalb von Oracle von einer Geschäftseinheit zu einer anderen wechseln, müssen Sie im Allgemeinen die potenziellen Rollenänderungen und die Inhaltssicherheit zusammen mit dieser Änderung berücksichtigen.

Integrationsoptionen

• Coupa-Standard-Flachdateien
• Coupa-API

Buchhaltungsdaten

In Coupa haben Sie folgende Möglichkeiten der Buchhaltung:

Statisches Buchhaltungsmodell: Wir haben den Ansatz gewählt, die gültigen Codekombinationen als Kontozeichenfolgen zu erfassen. Dieses Modell trägt zwar dazu bei, die GL-Kontoverwaltung in Coupa einfach zu halten, hat jedoch die Möglichkeit, die Anzahl der möglichen Konten (sogar in Millionen) basierend auf allen möglichen gültigen Codekombinationen erheblich zu erhöhen

Dynamisches Buchhaltungsmodell: Dieses Modell ermöglicht es, nur die Segmentwerte, Codekombinationsvalidierungsregeln, dynamische Einsätze usw. zu erfassen.

Integrationsoptionen

• Coupa-Standard-Flachdateien
• Coupa-API

Projekte und Aufgaben

Es gibt ein paar Designüberlegungen für die Integration von Oracle-Projekten und Coupa. Im Allgemeinen besteht die Anforderung aus Beschaffungssicht darin, die zugesagten Kosten genau widerzuspiegeln. Dies wird durch die Erfassung der Projekt- und Aufgabeninformationen zu den Anforderungen und Bestellungen und die Verknüpfung dieser Informationen mit Oracle-Projekten behoben.

Als Teil des Coupa-Designs stellen wir den Endbenutzern die Felder Projekt und Aufgabe zur Auswahl der entsprechenden Werte zur Verfügung. Sobald die Anforderungen genehmigt und die Bestellung erstellt wurden, kaskadieren wir die Projekt-/Aufgabeninformationen von der Anforderung zur Bestellung und übertragen dann, wenn wir die Bestellung mit Oracle verbinden, die Projekt- und Aufgabeninformationen entweder in die flachen Dateien oder in die entsprechenden Felder in den Oracle PO Open Interface-Tabellen. Da alle Belege, die für die Bestellung in Coupa erstellt wurden, die Projekt-/Aufgabeninformationen weiterleiten, übertragen wir auch die Projekt-/Aufgabeninformationen, während wir die Belege von Coupa an Oracle übertragen.

Eine weitere Designüberlegung besteht darin, die Projekte und Aufgaben in Ihre COA-Struktur zu modellieren.

In Coupa liegt der Schwerpunkt darauf, den Endnutzern die Erfassung der erforderlichen Projekt-/Aufgabeninformationen und deren Anbindung an Oracle zu ermöglichen. Innerhalb von Oracle gibt es Call-outs vom Oracle-Einkauf bis zu Projekten, um die Daten zu synchronisieren.

• Die Projekte und Aufgaben werden mithilfe der Lookup-Objekte in Coupa modelliert. Sie können Coupa nur die gültigen Projekt-/Aufgabenkombinationen zuführen und als eine Suche verwalten oder die Beziehung in Oracle nachahmen und sie als verschiedene Objekte in Coupa modellieren.
• Ähnlich wie die Projekte und Aufgaben auf dem Anforderungs- und PO-Objekt in Oracle referenziert werden, verfolgt Coupa den gleichen Ansatz und lässt die detaillierten Informationen zu den Projekten und Aufgaben weiterhin in Oracle existieren.

Integrationsoptionen

• Coupa-Standard-Flachdateien
• Coupa-API

Rechnungszahlungen

Sobald die Rechnungen in Oracle bezahlt sind, sehen Kunden die folgenden Vorteile der Integration der Zahlungsinformationen von Oracle in Coupa:

• Ihr Kreditorenteam und andere Geschäftsbenutzer (die Zugriff auf Rechnungen haben) können die Zahlungsinformationen auf den Rechnungen leicht einsehen. Sie unterstützen bei einer schnellen Bearbeitung aller Anfragen der Lieferanten.
• Lieferanten können diese Informationen auch über die CSN für ihre Rechnungen abrufen, wodurch Anrufe bei Ihrem Kreditorenteam oder Geschäftsbenutzern vermieden werden und Ihre Lieferanten und Ihr Unternehmen produktiver werden.

Integrationsoptionen

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