Aperçu

Les implémentations technologiques sont exécutées dans une variété de circonstances dans lesquelles les chefs d'entreprise doivent naviguer avec succès ; y compris des environnements techniques complexes, des capacités de leadership variables et des cultures d'entreprise stimulantes. Il est bien établi que les logiciels d'entreprise peuvent transformer votre entreprise. Mais si les ingrédients du succès sont bien connus, c'est souvent l'exécution dans un seul domaine clé qui prépare le terrain pour le succès ou l'échec. Chez Coupa, nous trouvons que le prédicteur de succès le plus courant et le plus récurrent est une gouvernance de projet solide, instituée au tout début et poursuivie tout au long du projet.

C'est la principale raison pour laquelle nous commençons notre mise en œuvre avec une structure et un processus établis de contrôle du projet. Nos implémentations, votre équipe de projet et finalement votre succès continu avec Coupa sont tous guidés par cette première phase de notre méthodologie.

Gouvernance du projet

Au départ, un membre de l'équipe de direction de Coupa est un élément clé de la mise en œuvre. Nous le faisons pour favoriser l'alignement entre toutes les différentes équipes, fournir une expertise si nécessaire et mettre l'accent sur la réussite client dans chaque mise en œuvre. Ce dirigeant de Coupa est un membre actif de l'équipe qui partage ses idées et établit une base relationnelle avec votre sponsor exécutif pour non seulement guider le projet, mais aussi pour s'assurer que les problèmes sont rapidement résolus et que le projet continue de progresser. 

Gestion de projet

Lors d'une mise en œuvre de Coupa, il existe un plan directeur de projet unique décrivant les activités liées à Coupa, ainsi que vos activités internes spécifiques. Le plan de projet identifie les  tâches liées à la mise en œuvre, y compris les activités du projet telles que l'activation des fournisseurs, les mises à jour hebdomadaires du statut des cadres, et plus encore.

En plus d'un plan de projet complet, nous avons mis en place une série de réunions et de livrables liés aux tâches de gestion de projet, notamment :

• Réunions d'état hebdomadaires avec l'équipe de projet
• Réunions bimensuelles du comité directeur exécutif avec les parties prenantes exécutives
• Mises à jour hebdomadaires de l'état d'avancement envoyées à l'équipe avec l'état et les risques du projet vert/jaune/rouge
• Suivi des actions pour identifier et résoudre les problèmes ouverts au fur et à mesure qu'ils se présentent

Gestion du changement

Nous croyons que la gestion du changement est l'acte de communiquer d'une manière efficace pour la culture de votre entreprise. Cela peut sembler simpliste, mais au bout du compte, c'est aussi simple que cela. Certains des éléments clés comprennent :

• Définissez les attentes avec votre équipe de projet, vos employés et vos fournisseurs
• Demander aux dirigeants de communiquer sur l'importance du projet pour l'orientation stratégique de l'entreprise
• Diffusez les premiers succès que vous avez construits avec un déploiement progressif
• Recueillir des commentaires et fournir des mises à jour sur ce que vous faites avec ces commentaires
• Tenir des réunions quotidiennes ou hebdomadaires pour les questions et indiquer clairement aux employés où ils peuvent aller s'ils ont des questions

Ce ne sont là que quelques exemples. L'objectif est de donner à vos employés un sentiment d'appropriation du système et du processus. Nous travaillerons avec vous pour élaborer une stratégie de gestion du changement adaptée à votre entreprise, à l'implication de la direction, puis nous documenterons et suivrons la stratégie dans le cadre du plan de projet.

Dans votre énoncé des travaux, vous trouverez des informations beaucoup plus détaillées sur les livrables, les rôles et les responsabilités pour vous et pour nous. Cela garantit qu'ensemble, nous effectuons correctement la gestion de projet et de changement, le tout dans la poursuite de votre succès.