Aperçu

La mise en oeuvre des technologies est effectuée dans diverses circonstances, les responsables métier devant y naviguer avec succès, notamment dans des environnements techniques complexes, des capacités de leadership variables et des cultures d'entreprise exigeantes. Il est bien établi que les logiciels d'entreprise peuvent transformer votre entreprise. Mais si les ingrédients du succès sont bien connus, c'est souvent l'exécution dans un seul et unique domaine clé qui ouvre la voie au succès ou à l'échec. Chez Coupa, nous constatons que le facteur le plus fréquent de réussite est la gouvernance rigoureuse du projet, instituée dès le début et poursuivie tout au long du projet.

C'est la raison principale pour laquelle nous commençons notre mise en oeuvre avec une structure et un processus établis de contrôle de projet. Nos mises en oeuvre, votre équipe de projet et finalement votre réussite continue avec Coupa sont toutes guidées par cette première phase de notre méthodologie.

Gouvernance du projet

Dès le départ, un membre de l’équipe de direction de Coupa est un élément clé de la mise en oeuvre. Nous le faisons pour favoriser l'alignement entre les différentes équipes, fournir une expertise là où cela est nécessaire et mettre l'accent sur la réussite des clients à chaque mise en oeuvre. Ce dirigeant de Coupa est un membre actif de l’équipe qui partage ses insights et établit une relation avec votre sponsor exécutif pour non seulement guider le projet, mais également s’assurer que les problèmes sont rapidement résolus et que le projet continue à avancer. 

Gestion de projet

Au cours de la mise en oeuvre de Coupa, un seul plan de projet principal décrit les activités liées à Coupa, ainsi que vos activités internes spécifiques. Le plan du projet identifie les tâches liées à la mise en oeuvre, y compris les activités du projet telles que l'activation des fournisseurs, les mises à jour hebdomadaires de l'état de la direction et plus encore.

Outre un plan de projet complet, nous avons mis en place une série de réunions et de livrables liés aux tâches de gestion de projet, notamment :

• Réunions hebdomadaires avec l'équipe du projet
• Réunions bimensuelles du comité directeur exécutif avec les parties prenantes exécutives
• Mises à jour hebdomadaires du statut envoyées à l'équipe avec le statut et les risques vert/jaune/rouge du projet
• Suivi des actions permettant d’identifier et de résoudre les problèmes en suspens

Gestion du changement

Nous pensons que la gestion du changement est l'acte de communiquer de manière efficace pour la culture de votre entreprise. Cela peut sembler simpliste, mais au bout du compte, c'est aussi simple que cela. Voici quelques-uns des éléments clés :

• Définissez des attentes avec votre équipe de projet, vos collaborateurs et vos fournisseurs
• Demandez aux dirigeants de communiquer l'importance du projet pour l'orientation stratégique de l'entreprise
• Diffusez les premiers résultats que vous avez générés grâce à un déploiement par phases
• Recueillir des commentaires et fournir des mises à jour sur ce que vous faites avec ces commentaires
• Tenez des réunions quotidiennes ou hebdomadaires pour poser des questions et indiquez clairement aux employés où ils peuvent aller s'ils ont des questions

Ce ne sont là que quelques exemples. L'objectif est de donner à vos collaborateurs un sentiment d'appropriation du système et du processus. Nous travaillerons avec vous pour élaborer une stratégie de gestion du changement adaptée à votre entreprise, avec la participation de la direction, puis documenterons et suivrons la stratégie dans le cadre du plan du projet.

Dans votre cahier des charges, vous trouverez des informations beaucoup plus détaillées sur les livrables, les rôles et les responsabilités pour vous et pour nous. Nous nous assurons ainsi qu'ensemble, nous gérons correctement les projets et les changements, le tout dans la poursuite de votre réussite.