Erstellung von Ausgaben für Beschäftigte mit Zeitvertrag

• Beschäftigte mit Zeitvertrag (Contingent Workers, CWs) können Ausgaben erstellen durch Navigieren zu Ausgaben ➔ Ausgaben erstellen
• Alle Pflichtfelder sind durch ein Sternchen gekennzeichnet.
  • CW-Nummer und CW-Name wird basierend auf dem CW-Profil automatisch ausgefüllt.
  • Wählen Sie die richtige Gebühr Nr. oder Konto aus der Dropdown-Liste
  • Geben Sie ein Ausgabenübersicht Titel.
  • Geben Sie Von Datum und Bis-Datum ,
  • Geben Sie Zweck (kurze Details) der Ausgabe.
  • Klicken Speichern und fortfahren ,

• Wenn Sie über Beschäftigte verfügen, die häufig Zuweisungen ändern, können Sie Zeit sparen, indem Sie allen Beschäftigten erlauben, Konten außerhalb der Konten auszuwählen, die ihrem Profil zugewiesen sind, sodass Manager die Profile der Beschäftigten nicht für jede neue Zuweisung manuell aktualisieren müssen.
• Kunden, die die verbesserte Schnittstelle von CCW zum Zuweisen von Abrechnungskonten verwenden, können diese Option aktivieren, indem sie zu Folgendem navigieren: Client-Einstellungen > System-Einstellungen > Contingent Worker die Auswahl eines Kontos erlauben, das sich von der Zuweisung auf Arbeitszeitblatt, Rechnung und Spesen unterscheidet.
  • Wenn diese Option aktiviert ist, können die Mitarbeiter direkt im Feld oder durch Klicken auf das Lupensymbol nach allen ihnen verfügbaren Konten suchen. (Mitarbeiter sind durch die gleiche Sicherheit für das Abrechnungskonto eingeschränkt, die für ihren Manager gilt. Wenn ein Mitarbeiter versucht, ein Konto auszuwählen, auf das sein Manager keinen Zugriff hat, wird ein Fehler angezeigt.)
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• Weiterführende Informationen darüber, wie Arbeitskräfte Konten auswählen können. (Kunden mit Zugriff auf die Kernplattform von Coupa können bezieht sich auf dieses Dokument stattdessen.)

Artikel hinzufügen

• Auswählen Artikel hinzufügen aus der Aktionsliste.
  • Wählen Sie Datum der Ausgaben (Datum, an dem die Ausgabe angefallen ist), das innerhalb des in der Ausgabe aufgeführten Datumsbereichs liegen muss.
  • Passende auswählen Ausgabenkategorie ,
  • Passende auswählen Ausgabentyp ,
  • Wählen Zahlungsart ,
  • Eingabe Betrag der Ausgaben. Beträge werden sofort nach dem Klicken oder Tabulatorsetzen aus diesem Feld auf zwei Dezimalstellen gerundet.
  • Geben Sie eine kurze Nachricht ein Beschreibung der Ausgaben.
  • Hängen Sie einen Beleg an, indem Sie auf Belege durchsuchen , indem Sie zum Speicherort der Datei navigieren (nur PDF, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx-Dateien) und sie zum Hochladen auswählen. Nach dem Hochladen ist der Titel des Belegs der Name der hochgeladenen Datei. Klicken Sie auf den Titel und geben Sie das Textfeld ein, um den Namen bei Bedarf zu bearbeiten.
  • Um die Ausgabenposition mit einem bestimmten Projekt und/oder einer bestimmten Aufgabenreihenfolge zu verknüpfen, lesen Sie den nächsten Abschnitt.
  • Klicken Speichern , um den Artikel hinzuzufügen.
  • Fügen Sie bei Bedarf weiterhin einzelne Ausgabenpositionen zum Bericht hinzu.

Ausgabenpositionen für Projekte und Aufgabenaufträge

Mitarbeiter in SOW-Projekten können auch eine Projektnummer und Aufgabe Nummer mit dem Artikel verknüpfen. Nur Projekte und Aufgabenaufträge, die der Arbeitskraft am ausgewählten Datum zugewiesen wurden, sind verfügbar. Auswählen Nicht anwendbar wenn der Artikel keinem Projekt- oder Aufgabenauftrag zugeordnet werden soll.

Wählen Sie zuerst die Projektnummer aus. Alle mit diesem Projekt verknüpften Aufgabenaufträge können dann ebenfalls ausgewählt werden.

Erfahren Sie mehr über Nachverfolgung von Personalausgaben in SOW-Projekten ,

Weitere Möglichkeiten zum Hinzufügen von Belegen

Nachdem ein Artikel mit einem Beleg gespeichert wurde, ist der angehängte Beleg auf der Seite Ausgaben-Snapshot im Ausgabenpositionen und Belege und Dokumente Bereiche. Es gibt zusätzliche Möglichkeiten, Belege zu Ausgabenpositionen hinzuzufügen, z. B.:

Im Ausgabenpositionen -Bereich enthält jeder aufgelistete Artikel ein Hochladesymbol (siehe Bild unten), sodass Belege auch direkt aus diesem Bereich angehängt werden können. Wenn Sie hier den falschen Beleg für einen Artikel feststellen, öffnen Sie den Artikel, um den Beleg zu entfernen und einen neuen hinzuzufügen.

Belege können im Ausgaben-Snapshot Seite mit dem Beleg hochladen Link in der Aktionsliste oder Hochladen über der Ausgabe.

• Beim Hochladen eines Belegs:
  • Geben Sie ein Titel der Quittung.
  • Klicken Durchsuchen , um zum Speicherort des gespeicherten Belegs zu navigieren.
  • Wählen Sie die Belegdatei (PDF, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx nur Dateien) und klicken Sie auf Öffnen.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Ausgabenposition, an die dieser Beleg angehängt werden soll.
  • Klicken Hochladen ,

Details zu den angehängten Belegen können über das Ausgaben-Snapshot Seite, unter Ausgabenpositionen , indem Sie auf das "Augapfel"-Symbol neben einem Artikel klicken, um die angehängten Belege zusammen mit Informationen über sie anzuzeigen.

Im Belege und Dokumente klicken Sie auf die Schaltfläche im Artikel ansehen neben einem Beleg, um Artikel anzuzeigen, die mit diesem Beleg verknüpft sind. Die Artikelnummer, der Betrag und andere Details werden angezeigt.

Spesenabrechnung einreichen

• Klicken Übermitteln an aus der Aktionsliste.
• Klicken, um zu bestätigen.

Ausgabenbericht(e) überwachen

• CW navigiert zu Hauptmenü ➔ Ausgaben ➔ Ausgabendetails
• Ausgabenstatus gibt an, wo sich die Ausgabe im Genehmigungsprozess befindet.